Bahaya Membuang Arsip Sembarangan & Kenapa Selembar Kertas Bisa Jadi Masalah Besar

Banyak kantor menganggap dokumen lama yang menumpuk di gudang sebagai beban, bukan aset. Begitu rak penuh, jalan pintas yang sering diambil adalah membuang, menjual ke pengepul barang bekas, atau menyerahkannya ke petugas kebersihan tanpa proses verifikasi apa pun. Padahal, arsip yang dibuang tanpa prosedur bukan sekadar soal kerapian gudang, melainkan risiko nyata yang menyangkut kebocoran data, pelanggaran hukum, dan hilangnya bukti yang justru dibutuhkan organisasi di kemudian hari.

Pada Bulan Februari tahun 2025, di sebuah kantor kecamatan di Kabupaten Lamongan, Jawa Timur, jadi sorotan setelah salah satu stafnya menjual sebagian arsip pemerintahan ke pengepul barang bekas. Kejadian bermula saat para pegawai membersihkan ruang arsip yang akan dialihfungsikan. Sekitar 15 karung dokumen terkumpul, dan camat setempat sudah memerintahkan agar seluruh arsip itu dimusnahkan atau dibakar. Namun Sekitar 10 karung sisanya justru dijual kiloan ke pengepul kiloan tanpa dicacah terlebih dahulu. Yang membuat kasus ini lebih serius dari sekadar kelalaian adalah responsnya. Kepolisian setempat menyatakan akan menindaklanjuti dengan penyelidikan, dan dinas kearsipan daerah menegaskan bahwa tanggung jawab pemusnahan arsip yang tidak sesuai prosedur ada di tangan instansi terkait, bukan sekadar kesalahan satu orang staf.

Kenapa Ini Bukan Sekadar Soal Kerapian

1. Data pribadi dan finansial ikut terbuang

Dokumen kepegawaian, slip gaji, kontrak, hingga korespondensi resmi hampir selalu memuat data pribadi. Begitu kertas ini lepas dari pengawasan instansi, organisasi kehilangan kendali atas siapa yang bisa mengaksesnya. Isi lengkap 15 karung arsip di Lamongan memang belum seluruhnya diketahui publik, tapi pola dari kasus-kasus serupa sebelumnya, termasuk dokumen kependudukan yang pernah ditemukan sebagai bungkus makanan, menunjukkan dokumen instansi pemerintah nyaris selalu memuat data pribadi warga atau pegawainya. Risikonya bukan cuma rasa malu, tapi juga potensi penyalahgunaan identitas atau data finansial pihak yang namanya tercantum di sana.

2. Ada dasar hukum yang mengaturnya, bukan sekadar etika kantor

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengatur bahwa pemusnahan arsip harus melalui prosedur resmi, termasuk verifikasi jadwal retensi dan pembuatan berita acara. Pasal 86 undang-undang ini bahkan mengancam pidana penjara hingga 10 tahun dan denda hingga Rp500 juta bagi siapa pun yang sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar.

Perlu dicatat secara jujur, penegakan pasal ini di tingkat pengadilan tergolong jarang terekspos publik. Kasus Lamongan di atas pun, sejauh ini, baru sampai tahap penyelidikan oleh kepolisian, belum ada kabar soal putusan. Bukan berarti ancamannya tidak nyata, tapi lebih karena sebagian besar kasus tidak pernah dilaporkan atau diproses sampai tuntas secara hukum. Bagi organisasi, ini seharusnya bukan alasan untuk merasa aman, justru celah itu yang membuat kelalaian jadi kebiasaan yang dianggap wajar.

3. Arsip bisa jadi bukti yang justru dibutuhkan nanti

Banyak organisasi baru sadar pentingnya sebuah dokumen setelah dokumen itu tidak ada lagi, misalnya saat terjadi sengketa kontrak, audit pajak, atau klaim ketenagakerjaan. Salah satu dokumen yang ikut terjual dalam kasus Lamongan disebut-sebut berupa laporan pertanggungjawaban keuangan (SPJ) dari tahun 2012, jenis dokumen yang lazimnya masih bisa diminta kembali saat ada audit atau pemeriksaan. Arsip yang dimusnahkan sebelum masa retensinya habis berarti menghilangkan bukti otentik yang sah secara hukum, dan ini bisa melemahkan posisi organisasi saat dibutuhkan.

4. Menunjukkan lemahnya sistem, bukan cuma human error

Menariknya, dalam kasus Lamongan, pimpinan sebenarnya sudah memberi instruksi yang benar, yaitu memusnahkan arsip dengan cara dibakar. Yang gagal justru pengawasan di lapangan: tidak ada yang memastikan instruksi itu benar-benar dijalankan sampai selesai. Ini menunjukkan bahwa punya kebijakan saja tidak cukup kalau tidak dibarengi verifikasi dan tanggung jawab yang jelas siapa mengawasi apa. Kejadian seperti ini akan terus berulang di organisasi mana pun, besar atau kecil, selama celah pengawasan itu dibiarkan.

Keempat hal di atas sebenarnya mengarah ke satu simpulan yang sama: arsip yang keluar dari kendali instansi bukan sekadar kertas yang hilang, tapi kombinasi risiko data, risiko hukum, dan risiko kehilangan bukti yang saling memperkuat satu sama lain. Kelalaian di satu titik, seperti staf yang mengabaikan instruksi pemusnahan, cukup untuk memicu ketiganya sekaligus.

Langkah Realistis yang Bisa Diterapkan

Untuk kantor dengan tim kecil dan anggaran terbatas, penerapan tata kelola arsip tidak harus rumit. Beberapa langkah yang bisa mulai dijalankan:

• Susun Jadwal Retensi Arsip (JRA) sederhana. Kelompokkan dokumen berdasarkan jenis dan tentukan berapa lama masing-masing harus disimpan sebelum boleh dipertimbangkan untuk dimusnahkan.
• Tetapkan siapa yang berwenang menyetujui pemusnahan. Jangan biarkan keputusan ini ada di tangan staf kebersihan atau siapa pun yang kebetulan membereskan gudang.
• Buat berita acara setiap kali pemusnahan dilakukan. Ini melindungi organisasi secara hukum sekaligus menciptakan jejak audit yang jelas.
• Gunakan jasa penghancur dokumen atau mesin pemusnah kertas, bukan menjual atau membuang begitu saja ke tempat sampah umum.
• Digitalkan arsip vital sebelum fisiknya disusutkan, sehingga informasi penting tetap tersimpan meski dokumen kertasnya sudah tidak ada.
• Edukasi seluruh staf, termasuk yang bertugas membereskan ruangan, bahwa dokumen bukan sampah biasa dan ada prosedur yang harus diikuti sebelum dibuang.

  ---

Penutup

Kasus di Lamongan bukan kejadian pertama dan kemungkinan besar bukan yang terakhir. Selama arsip masih dianggap sampah gudang ketimbang aset dan bukti hukum, kejadian serupa akan terus berulang di instansi mana pun, entah itu kantor pemerintah, sekolah, atau perusahaan swasta. Organisasi yang serius menjaga datanya tidak menunggu sampai kejadian seperti ini menimpa dirinya sendiri untuk mulai membenahi cara menyimpan dan memusnahkan dokumen.

Jangan Tunggu Sampai Kertas Kantor Anda Berakhir di Tangan Pengepul
Kasus Lamongan bisa saja terjadi di kantor Anda minggu depan, kalau sampai sekarang belum ada Jadwal Retensi Arsip, SOP pemusnahan yang jelas, dan tim yang paham cara menjalankannya. Risikonya bukan cuma denda atau proses hukum, tapi juga kebocoran data karyawan, klien, dan mitra bisnis Anda sendiri.

Smart Solusi Indonesia siap membantu instansi dan perusahaan Anda menyusun JRA, mengelola alih media arsip ke digital, hingga menjalankan pemusnahan arsip secara aman dan sesuai prosedur, dari Surabaya, Sidoarjo, Gresik, dan sekitarnya. Jangan tunggu sampai jadi berita atau berurusan dengan pihak berwajib. Hubungi tim kami sekarang juga dan dapatkan konsultasi GRATIS untuk audit arsip kantor Anda.

Email: info@dokumenprint.com  | Other Website: www.solusiarsip.com | Instagram: @Solusiarsip | WhatsApp: 0812.3100.5100

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Berapa lama arsip harus disimpan sebelum boleh dimusnahkan? -  Tergantung jenis dokumennya. Setiap kategori arsip punya masa retensi berbeda, mulai dari beberapa tahun untuk dokumen administratif harian hingga puluhan tahun atau permanen untuk dokumen bernilai sejarah atau hukum. Lama retensi ini seharusnya tertuang dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) milik organisasi.

Apa itu Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan siapa yang wajib membuatnya? - JRA adalah daftar yang menentukan berapa lama setiap jenis arsip harus disimpan sebelum boleh dipindahkan, dimusnahkan, atau diserahkan ke lembaga kearsipan. Berdasarkan UU No. 43/2009, setiap instansi pemerintah maupun BUMN/BUMD wajib memiliki JRA. Perusahaan swasta memang tidak selalu diwajibkan secara eksplisit, tapi tetap sangat disarankan untuk melindungi diri dari risiko hukum dan operasional.

Apa sanksi hukum jika arsip dimusnahkan sembarangan? - Berdasarkan Pasal 86 UU No. 43/2009, pemusnahan arsip di luar prosedur yang benar bisa diancam pidana penjara hingga 10 tahun dan denda hingga Rp500 juta. Seperti dibahas di atas, penegakan pasal ini di pengadilan memang jarang terekspos publik, tapi kasus seperti di Lamongan menunjukkan risiko penyelidikan tetap nyata.

Apakah dokumen digital juga perlu prosedur pemusnahan? - Ya. Arsip digital yang sudah lewat masa retensi dan tidak lagi bernilai guna sebaiknya dihapus secara permanen dan tercatat, bukan sekadar dibiarkan menumpuk di server atau cloud storage. Prinsipnya sama seperti arsip kertas: harus ada verifikasi retensi dan pencatatan sebelum benar-benar dihapus.

Bagaimana cara memusnahkan arsip yang aman dan sesuai prosedur? - Secara umum tahapannya meliputi verifikasi bahwa arsip sudah melewati masa retensi, persetujuan dari pihak berwenang, pembuatan berita acara pemusnahan, dan pelaksanaan pemusnahan fisik menggunakan mesin penghancur kertas atau jasa pihak ketiga tersertifikasi, bukan dijual utuh ke pengepul barang bekas.

Apakah UMKM atau perusahaan kecil juga perlu repot mengurus arsip seperti ini? - Perlu, meski skalanya bisa disesuaikan. Perusahaan kecil biasanya menyimpan dokumen karyawan, kontrak klien, dan catatan keuangan yang sama sensitifnya dengan dokumen instansi besar. Justru karena sumber dayanya terbatas, SOP arsip yang sederhana dan konsisten akan jauh lebih murah dibanding menanggung akibat kebocoran data atau kehilangan bukti di kemudian hari.